As reuniões produtivas são extremamente necessárias para direcionar sua equipe e garantir um bom rendimento da sua empresa. Mas nem sempre esta é a sensação após os encontros. Se você já sentiu que as reuniões são tempo perdido, acalme-se, pois é possível solucionar o problema. Para conseguir aproveitar ao máximo esse tempo, é preciso encontrar os mecanismos certos.

O Blog GuiaJá mostra 10 maneiras de garantir reuniões curtas e produtivas, confira!

1) Uma reunião produtiva deve ser preparada com antecedência

O primeiro passo de uma reunião curta e produtiva é saber sobre o que ela será. Chegar a reunião com uma agenda vaga torna seu prosseguimento confuso, pois acaba sendo durante a reunião que a equipe discute as minúcias do assunto.

O ideal é preparar a pauta de uma reunião com dias de antecedência, enviar a pauta para todos os que estarão presentes, para que eles possam se preparar e assim agregar discussões relevantes, e não conversa sem sentido.

2) Abordar assuntos necessários

Parte da perda de tempo de muitas reuniões são discussões desnecessárias sobre assuntos sem relevância. Reunião não é pausa para o café, não é happy hour.
Ajude sua equipe a manter o foco dentro da pauta pré-estabelecida.
É claro que assuntos de última hora podem acabar entrando na pauta, e isso pode acarretar uma reunião mais longa, mas esse tipo de situação deve ser uma excessão, nunca uma regra.

3) Ter um horário para começar e um para terminar a reunião

Empresas de sucesso destinam entre 10 a 22 minutos para uma reunião. Se você está acostumado a passar o dia em uma sala fechada, tem alguma coisa de muito errado. Programar o tempo exato para começar e findar uma reunião é essencial para torna-la produtiva.

É uma forma de forçar sua equipe a se preparar para o encontro, e deixa claro que não há tempo a perder.

4) Criar um ambiente propício

Mesas e cadeiras podem tornar sua reunião improdutiva, sabe por quê? Elas permitem que seus funcionários relaxem e se distraiam, pensando em outras coisas.
Pensando nisso, muitas empresas vêm apostando em um ambiente propício para reuniões produtivas, e a primeira coisa que fazem é retirar as cadeiras da sala. Forçar seus funcionários a ficarem em pé faz com que eles se concentrem mais na reunião.

Além disso, também é preciso garantir um ambiente livre – o máximo possível – de barulhos externos e proibir o uso de celular durante as reuniões.

5) Apostar em recursos visuais durante a reunião de trabalho

Lousas, cartazes, PowerPoint, TV, entre outros. Utilizar recursos visuais ajudam a aumentar a produtividade da reunião, além de garantir melhor entendimento. Porém esses recursos não podem ser utilizados como muleta – ler uma apresentação de slides todinha pode ser monótono e improdutivo. Utilize os recursos moderadamente!

6) Muitos assuntos na pauta? Faça reunião e etapas

Sua empresa vai de vento em poupa e você está com a pauta cheia? Excelente! Mas contenha sua empolgação, liste os assuntos mais urgentes ou relevantes e divida a reunião em etapas! Uma reunião com muitos assuntos também se torna improdutiva, pois é quase impossível dar a devida atenção a todos eles.

7) Utilizar gatilhos cômicos para quebrar o gelo

Se sua equipe está tensa demais durante o encontro, use algum gatilho cômico, uma piadinha, ou qualquer coisa que consiga ruir esta barreira. A tensão é um inimigo constante das reuniões produtivas, pois diminui as chances de que a comunicação ocorra da forma correta.

Por mais difícil que seja uma situação, sua equipe precisa estar calma e tranquila para que juntos vocês possam encontrar a solução. Mas lembre-se, nada de bullying ou piadas que denigram a imagem de algum membro da equipe!

8) Dar espaço para os outros

Uma reunião não é um monólogo. É seu papel como gestor garantir que todos os membros da equipe participem ativamente. Se alguém é tímido demais para falar, é sua função encorajar este funcionário.

Reuniões produtivas são aquelas com participação da equipe, e não apenas sua presença. Mesmo que você discorde do ponto de vista do funcionário, garanta que ele se sinta confiante para falar.

9) Reuniões produtivas são frutos de liberdade de ideias

Este tópico está ligado ao anterior, porém não se passa no momento da reunião, mas antes. Sua empresa garante espaço para que sua equipe pense de forma livre? Você permite que seus colaboradores se expressem?

Mentes criativas não estão condicionadas aos minutos destinados a reunião de trabalho. Elas precisam ser estimuladas o tempo todo, e no ambiente de trabalho não é diferente. Se você quer reuniões produtivas, que gerem resultados, precisa garantir que seus funcionários estejam engajados com sua empresa. Engajamento não vem por autoritarismo. Vem de cumplicidade e segurança.

10) Avaliar o andamento de cada reuniões

Depois de cada reunião, avalie como foi o andamento dela. Repita o que deu certo e encontre soluções para corrigir o que vem dando errado.

Dica final para uma reunião produtiva

Agora segue uma dica complementar para que suas reuniões sejam sempre produtivas: não espere que as coisas se ajeitem sozinhas!
Ficar parado esperando que seus colaboradores descubram o que você quer sem que você diga, ou que os clientes mandem as informações necessárias sem que tenha sido cobrado também fazem a produtividade cair no buraco!
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