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O que é e para que serve o DANFE?

DANFE

Não há dúvidas de que a tecnologia ajuda, e muito, os empresários de todo país. Graças a recorrente utilização da internet e de sistemas interligados, ficou mais fácil abrir a própria empresa. Mas não é só isso: a tecnologia também facilitou o dia a dia dos negócios. Um desses exemplos é a Nota Fiscal Eletrônica, que exclui a emissão impressa desse documento tão importante.

E se você não sabe o que tudo isso tem de ligação com o DANFE, calma, que nós do Blog GuiaJá vamos explicar tudo que você tem que saber sobre este assunto.

O que é DANFE?

O DANFE nada mais é do que o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. E agora precisamos entrar um pouquinho no que significa esta modalidade de nota fiscal: se trata do padrão mais moderno e mais bem aceito de documento fiscal vigente no país. A Nota Fiscal Eletrônica é válida em todo o território nacional, e como o próprio nome sugere, se trata de um arquivo digital, ou seja, não existe no mundo físico.

A NF-e como também é chamada pode ser acessada de qualquer dispositivo ligado a internet, como aparelhos celulares, tablets, computadores, etc. Mas em alguns casos, apenas a versão virtual do documento não é suficiente.

Em transporte de cargas, por exemplo, o motorista do caminhão precisa de um documento físico para viajar de um ponto a outro. Nessas e em outras horas o DANFE entra em ação.

O documento é impresso e contém todos os dados da nota fiscal, e por essa razão sua principal utilização é justamente no transporte de mercadorias: alimentos, roupas, itens importados, presentes, tecidos, artigos de informática, entre muitos outros.

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Outra utilização para esse documento é quando o cliente exige uma nota fiscal impressa, e em alguns casos, as empresas também o emitem para manter um controle interno, anexar em documentos que serão distribuídos entre a diretoria, etc.

DANFE

O DANFE substitui a Nota Fiscal Eletrônica?

Por se tratar de uma declaração estritamente ligada a NF-e, muitos empresário podem se confundir, e acabar acreditando que o DANFE pode substituí-la. Porém, tome muito cuidado! O DANFE não pode ser utilizado como um substituto para a Nota Fiscal Eletrônica.

Ele é um documento importante, porém serve apenas para facilitar o acesso aos dados contidos na NF-e.

Cada DANFE possui uma chave de acesso única, e ao digitá-la no programa específico, ou até mesmo no site da Fazenda, é possível acessar os dados que estão contidos na Nota Fiscal. Além desse código, que é todo composto por números, o DANFE também possui um código de barras, que facilita o acesso ao sistema, que se dá através de um leitor de códigos de barras, que tanto pode ser um aparelho próprio para este fim, ou até mesmo um telefone celular com o aplicativo de leitura.

Outro uso para o DANFE

Este documento também é de grande serventia para auxiliar na documentação de uma transação. Por isso o DANFE pode ser arquivado por até 5 anos, e pode ser apresentado sempre que solicitado por uma autoridade que faça a vistoria na empresa, por exemplo.

Outra utilidade para ele é servir como uma espécie de aviso de recebimento. É muito comum utilizar o DANFE para colher a assinatura do destinatário quando a entrega do produto, ou serviço, é realizada, assim ele passa a ter a função de comprovante de finalização de uma operação.

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Seja qual for sua forma de uso, este documento representa muito mais segurança, seja para empresários, clientes e demais partes envolvidas em uma negociação.

O que deve constar no DANFE

Você já sabe que o documento precisa ter uma chave numérica de acesso e também um código de barras. Mas será que só isso basta para que o DANFE seja válido? A resposta é não.

Como você viu aqui neste artigo do Blog GuiaJá, este documento tem uma importância muito grande, e é por isso que outras informações relevantes também devem estar descritas nele:

No caso de transporte:

  • Número e série da NF-e,
  • Operação de entrada ou saída,
  • Data,
  • Horário de saída,
  • Quantidade de caixas/quilos/unidades do produto,
  • Placa do veículo,
  • Informações da transportadora,
  • A natureza da operação,
  • Tipo de mercadoria.
  • Dados da empresa (Nome social, CNPJ, Inscrição estadual/municipal, etc.).

DANFE

Outro detalhe que você não pode deixar passar é que se trata de um documento padronizado. Por isso, baixe o modelo disponível no Manual de Integração do Contribuinte, no Portal da Nota Fiscal Eletrônica e evite transtornos.

Também é possível adicionar informações adicionais ao documento, mas nesse caso é preciso pedir uma autorização especial. Logos da empresa, e demais detalhes também podem estar no documento, porém não podem atrapalhar a leitura do código de barras.

Como emitir o DANFE

Para evitar erros, o melhor é seguir a recomendação do Ministério da Fazenda, e emitir o DANFE no mesmo sistema gerador da Nota Fiscal Eletrônica. Desse modo, é só configurar o seu sistema para gerar essas duas modalidades de documento.

Esse assunto merece toda sua atenção, e por isso, fica aqui a nossa dica para que você procure o seu contador de confiança para esclarecer detalhes que podem estar diretamente relacionados com o DANFE para o seu ramo de atuação. Não se esqueça de deixar um comentário sobre o nosso artigo, aproveite também para sugerir novos temas!

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